Az új előírások szerint a villamosenergia-kereskedők és elosztók, valamint a földgázkereskedők és -elosztók 2025. július 1-jétől kizárólag elektronikus számlát állíthatnak ki azoknak az ügyfeleknek, akik:

  • nem lakossági felhasználók,
  • vállalkozások, egyéni vagy társas formában,
  • intézmények, egyéb szervezetek,
  • illetve adószámmal rendelkező magánszemélyek.

Ez minden olyan fogyasztóra vonatkozik, aki versenypiaci villamosenergia- vagy földgázszerződéssel rendelkezik.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Az e-számlák kizárólag elektronikus formában érvényesek, elektronikus aláírással és időbélyegzővel hitelesítettek. A kiállított számlákat digitálisan kell archiválni – nyomtatás nem elegendő –, és az archiválásért nem a könyvelőiroda, hanem maga a vállalkozás felelős.

A vonatkozó jogszabályok – például az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet, a 321/2024. (XI. 6.) Kormányrendelet, valamint a számvitelről szóló törvény 169. §-a – részletesen előírják az elektronikus dokumentumok megőrzésének szabályait. A digitális megőrzés során biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának változatlanságát és olvashatóságát az előírt megőrzési idő végéig.

Milyen archiválási módszerek jöhetnek szóba?

  • Saját archiválás elektronikus aláírás érvényességének fenntartásával,
  • Bizalmi szolgáltatóval történő megőrzés,
  • Zárt rendszeren belüli archiválás,
  • Hash-kód alapú archiválás,
  • EDI-számlák esetén az EDI szabvány szerinti megőrzés.


Milyen teendők várnak az ügyfelekre?

Az elektronikus számlák fogadásához regisztrálni kell: az MVM e-számla nyilatkozati oldalán lehet az e-mail-címet és fogyasztási helyeket megadni.

  • Informatikai felkészülés:

A vállalkozásoknak gondoskodniuk kell róla, hogy levelezőrendszerük képes legyen a sokszor nagy méretű és darabszámú e-számlák fogadására.

  • Adminisztrációs változások:

A vállalkozásoknak házon belül, vagy szolgáltató bevonásával, új dokumentumkezelési eljárásokat kell kialakítaniuk a digitális archiválás biztosítása érdekében.

Mit kockáztat, aki nem áll át időben?

Aki nem regisztrál a megadott határidőig, nem fogja megkapni számláit, így könnyen fizetési késedelembe eshet, ami szerződésszegésnek minősülhet. Fontos tudni, hogy a rendelet nem ad lehetőséget a papíralapú számlázás fenntartására, így az átállás elkerülhetetlen.

Bár a szabályozás részletezi a követelményeket, a gyakorlati alkalmazás mégis sok vállalkozásnak nehézséget okoz. Hiányzik az egységes, hatóság által is elfogadott útmutatás, amely segítene abban, hogy a digitális archiválás valóban megfeleljen az ellenőrzési és számviteli elvárásoknak, és beilleszthető legyen a már meglévő adminisztrációs rendszerekbe.

Az e-számlázás és digitális archiválás új korszaka nemcsak technikai átállást, hanem jogi, könyvelési és szervezési felkészülést is megkövetel. A vállalkozásoknak nemcsak fogadniuk kell az elektronikus számlákat, hanem gondoskodniuk kell azok előírásoknak megfelelő digitális megőrzéséről is – ellenkező esetben komoly bírságokat kockáztatnak. Az időben történő felkészülés ezért nemcsak hasznos, hanem elengedhetetlen.

Indexkép: Shutterstock