Sokan gondolják úgy, hogy a pályázatírással a feladat nagy részét letudták, és az eszközök beszerzése, az ingatlanfejlesztés vagy energetikai korszerűsítés feladatait már maguk is meg tudják csinálni.
Természetesen bárki képes arra, hogy elintézze a szükséges beszerzéseket, de ahhoz, hogy a pályázat szerint is megfelelő legyen a beszerzés és annak ledokumentálása, sajnos általában nincs elég felkészültség és kapacitás a pályázóknál, hívta fel a figyelmet Miklovicz Péter, a Gordius Solutions Tender Kft. tulajdonosa.
A kivitelező kiválasztásánál nagyrészt eldől, hogy mennyire lesz nehéz elszámolni a projektet – Fotó: Shutterstock
Pályázati szakértő nélkül a nehezebb utat választjuk
- A dokumentumok lehet, hogy nem fognak megfelelni a pályázati kiírásnak. Gyakori probléma, hogy a kivitelező/beszállító nem a pályázati kiírásnak megfelelően készíti el a dokumentumokat, például a számlákat, ajánlatokat, szerződéseket. Gyakran hiányzik a papírokról a pályázati azonosító, és előfordul olyan is, hogy a termék megnevezése a papíron nem az, ami a támogatási kérelemben van. A papírmunkában rengeteg a hibalehetőség, hiszen a pályázatok formai követelményei nagyon szigorúak.
- Jogosultsági problémák a vállalkozónál. Előfordul, hogy a választott cég adott ugyan ajánlatot, de az adott eszközt nem tudja határidőben beszerezni, vagy egyáltalán nincs is jogosultsága annak forgalmazására, hiszen nincs disztribútori szerződése a gyártó részéről. Ezt egy vásárló sosem ellenőrzi, de a pályázati elszámolásnál megoldhatatlan gond lehet belőle. Az is gondot jelenthet, ha a beszállító nem rendelkezik megfelelő statisztikai létszámmal, mert emiatt felmerül a pályázat elbírálóiban, hogy a megvalósítás (eszköz beszerzése, építés) nem fog zökkenőmentes lenni.
- Csúszás a kivitelezésben. Előfordul, hogy a kivitelező nem fejezi be határidőn belül a vállalt szolgáltatást, kedvezményezett pályázóként a nyertes támogatási összeg elvesztésén túl a kamatterhekkel és egyéb szankciókkal kell számolni ilyen esetben. Egy pályázat esetében akár néhány napos késés is hatalmas gondot okozhat, hiszen a megvalósítás lépései határidőkhöz kötöttek.
A pályázati szakértőknél a fenti problémákra rutinszerű megoldások, ellenőrzési procedúrák léteznek, amelyek előnyeit főképpen akkor tudja élvezni a pályázó, ha nem utólagos tűzoltás keretében kell élni ezekkel az eszközökkel.
|
Mire figyeljünk a kivitelező kiválasztásánál?
- Fontos, hogy a beszállító pontosan ismerje a munkájához szorosan kapcsolódó szabályozásokat, az eszközök feleljenek meg az EU-s elvárásoknak.
- Mióta foglalkozik a cég az adott tevékenységgel? Előfordulhat az is, hogy egy vállalkozás egy adott pályázati kiírásból hasznot remélve bővíti tevékenységét és alkalmasnak érzi magát a megvalósításra, azonban soha nem szerelt például napelemet, nem adott be csatlakozási engedélykérelmet és nem rendelkezik szakvégzett szakemberrel vagy felelős műszaki vezetővel. Sőt olyan is előfordul, hogy tevékenységi körei között sem szerepel a vállalt/elvégzett tevékenység. Az is fontos szempont, hogy a túl sokszor átszervezett, gyakran cserélt alvállalkozói csapat jelezheti, hogy a cég nem biztos, hogy időben tudja befejezni az adott munkát, nincs jól összeszokott, megfelelően navigálható csapat.
- A kivitelező nem biztos, hogy ismeri egy adott pályázati felhívás előírásait, ezt a hiányosságot egy felkészült projektmenedzsment csapat tudja pótolni.
- Rendelkezik-e a cég raktárkészlettel? Az eszközbeszerzéseknél is ragaszkodnia kell a pályázónak a megvalósítás mérföldköveivel (közbenső határidők), ezért fontos, hogy a vállalkozó időben tudjon szállítani.
+ 1 tanács: minden legyen írásban rögzítve!
A pályázat tevékenységeinek megvalósítására kiválasztott vállalkozóval írásban legyenek rögzítve a legfontosabbak: írásbeli megrendelő, szerződés, a teljesítés időpontjának rögzítése, a nem teljesítéshez pedig kritériumok kikötése szintén írásban (pl. kötbér). Az írásbeli rögzítés egyrészt azért fontos, hogy a pályázó érvényesíteni tudja jogait, másrészt azért, mert ezekre szükség van a pályázat elszámolásához.
